Условия участия

Общие условия участия

I Заявка

  1. Для выражения своего намерения принять участие в выставке компания должна выслать организатору должным образом заполненную форму с подписью уполномоченного лица и печатью.
  1. Подписывая и возвращая данную форму, компания признает, что Общие и Специальные условия участия и Технический регламент являются обязательными как часть договора. Технический регламент может быть загружен с сайта мероприятия или с сайта globalexpo.pro также предоставлен по запросу в печатном или электронном виде.

В рамках выполнения своих договорных обязанностей организатор мероприятия будет обрабатывать и использовать информацию, предоставленную в указанной форме

  1. Регистрация считается для экспонента юридически обязывающей вне зависимости от допуска к участию; процесс регистрации является унифицированным и не допускает каких-либо исключений или оговорок. В частности, высылая заполненную заявку на участие, компания не имеет права требовать определенного места в экспозиции.

II Допуск к участию / Предоставление выставочной площади

  1. Организатор принимает заявку в соответствии с условиями, применяемыми ко всем участникам. Компания не имеет права требовать от организатора допуска к участию вне установленных процедур. Если количество регистрационных форм, соответствующих установленным требованиям и полученных организатором до истечения регистрационного периода, превышает количество доступных выставочных площадей, организатор вправе по своему усмотрению принять решение в отношении допуска к участию в выставке отдельных компаний.
    Компания может быть отстранена от участия в выставке в случае невыполнения своих финансовых обязательств перед организатором.
  1. Договор вступает в силу сразу после получения допуска к участию в выставке (по почте, по факсу или с помощью иных электронных средств связи), который имеет юридическую силу без подписи. Если условия, на которых организатор допускает компанию к участию, существенно отличаются от содержания первоначальной заявки, то договор заключается на условиях организатора, если компания в течение 2 недель с момента получения допуска к участию не подаст письменное возражение. То же правило применяется при необходимости переноса мероприятия или его перемещения на другую площадку.
    Подтверждение допуска к участию в выставке применимо исключительно к соответствующему мероприятию, к компании, направившей заявку на участие, а также к продукции и услугам компании, указанным в соответствующей заявке. Продукция и услуги, не указанные в соответствующей заявке, не могут выставляться на выставке.
  1. Организатор выделяет выставочную площадь исходя из того, к какому тематическому разделу в рамках соответствующего мероприятия относится продукция компании.
    Компания не вправе требовать определенных параметров стенда (размера, конфигурации, расположения в определенном зале и т.п.). Расхождения между пожеланиями компании и предложением организаторов относительно размещения в экспозиции не являются основаниями для возражений согласно п. 2 статьи II Общих условий участия.
  2. Специальными условиями участия, определено общее количество экспонентов из расчета не более одного участника на 4 м./кв. оплаченной выставочной площади.
  3. В особых случаях по уважительной причине организатор вправе впоследствии выделить компании выставочную площадь, отличающуюся от указанной в допуске к участию, изменить размер и параметры выставочной площади, перенести или закрыть входы или выходы в зал, а также внести структурные изменения в общую экспозицию. В этом случае претензии со стороны компании не являются правомерными.
    В случае уменьшения размера выставочной площади компании будет возвращена разница в стоимости участия.
    В случае невозможности предоставления выставочной площади по причинам, не зависящим от организатора, компании незамедлительно будет направлено соответствующее уведомление. В данном случае компания имеет право на возмещение платы за участие.


За исключением вышеописанных случаев, любые последующие требования о возмещении стоимости участия исключаются.

  1. Любые претензии со стороны компании подлежат направлению в письменной форме незамедлительно или не позднее окончания мероприятия; претензии, направленные позже, не подлежат рассмотрению.
  1. Организатор вправе отклонить заявку, если она содержит недостоверные сведения или если компания не соблюдает условия участия. Организатор имеет право расторгнуть договор при наличии существенной или уважительной причины. Такой существенной причиной является, в частности, подача ходатайства о возбуждении процедуры несостоятельности в отношении активов компании, прекращение производства по такому ходатайству по причине недостатка средств или начало процедуры несостоятельности. Компания обязана незамедлительно известить об этом организатора.
  1. До получения подтверждения допуска к участию / подтверждения выставочной площади отказ от регистрации возможен только при условии, что это допускается Специальными условиями участия. В данном случае подлежит внесению плата, указанная в Специальных условиях участия.
  1. После получения подтверждения допуска к участию / подтверждения выставочной площади отказ от участия не допускается. Организатор в исключительных случаях может согласиться на удовлетворение запроса об освобождении от исполнения условий договора, если освободившаяся выставочная площадь может быть предоставлена в аренду другому участнику выставки. В данном случае организатор вправе потребовать от отказавшейся компании общего возмещения понесенных расходов в размере 25% от платы за участие без необходимости предоставления каких-либо доказательств, если иное не указано в Специальных условиях участия.
    Если выставочная площадь не может быть предоставлена в аренду другому экспоненту, договор остается в силе, а плата за участие подлежит внесению в полном объеме.
    Если Специальные условия участия предусматривают покупку Пакета услуг по привлечению целевой аудитории, то указанная цена данного Пакета подлежит оплате, даже если компания отзывает заявку на участие.
    Также подлежат оплате услуги, связанные с выпуском каталога выставки, застройкой и проч.
    Плата за участие со-экспонента подлежит внесению в полном объеме, даже если компания, допущенная к участию в качестве со-экспонента, фактически не примет участия в мероприятии.
  1. Участник выставки единолично несет ответственность в следующих случаях:
  2. a) если продукция, указанная в качестве экспонатов, не может быть представлена в рамках мероприятия ввиду действующих законодательных требований или по иным причинам,

    b) если такая продукция не прибыла вовремя, прибыла с повреждениями или вовсе не прибыла в место проведения мероприятия (например, в результате утраты продукции, задержки при транспортировке или на таможне и т.д.),

    c) если сотрудники компании или ее подрядчики, ответственные за застройку выставочной площади, не могут приехать в срок на место проведения выставки, в том числе в случае отказа в выдаче визы. В вышеуказанных случаях компания продолжает нести обязательства по оплате всех согласованных расходов.
  1. Специальные условия участия регламентируют положения в отношении конкретного мероприятия более подробно.

III Монтаж, обустройство и функционирование стендов

  1. В качестве участника выставки компания несет ответственность за обеспечение того, чтобы ее участие в выставке, застройка и оформление стенда соответствовали всем законодательным нормам страны проведения выставки, а также положениям настоящих Общих и Специальных условий участия и Техническому регламенту. То же правило применяется к лицам, работающим по поручению участника выставки, которые должны находиться под надзором в целях обеспечения соблюдения ими указанных норм и положений. Дополнительные положения относительно конкретных мероприятий прописаны в Специальных условиях участия и Техническом регламенте.
  1. Любые дополнительные технические услуги, напр., связанные с установкой электрооборудования, оборудования для водоснабжения и защитного оборудования, наймом местного вспомогательного персонала заказы, размещаемые третьими лицами (в частности компаниями-застройщиками), считаются направленными участником выставки и за счет участника выставки.
  1. В течение всего периода проведения мероприятия стенды должны обслуживаться персоналом и демонстрировать продукцию, указанную в заявке. Освобождение стенда до окончания мероприятия представляет собой серьезное нарушение настоящих Условий участия и предоставляет организатору право на предъявление требований о возмещении ущерба и отстранение компании от дальнейшего участия в в выставке.
  1. Продукция и услуги могут быть представлены исключительно на выставочной площади стенда, подтвержденного организаторами. Компания не может распространять продукцию, образцы и иные рекламные материалы вне собственного стенда без предварительного письменного разрешения организатора.
  1. Во время демонстрации и продажи продукции и услуг должны соблюдаться законодательные нормы Страны проведения выставки. Если продукция, не подлежит использованию и продаже в определенных странах, она должна содержать соответствующую маркировку.
  1. Организатор вправе потребовать устранения экспонатов, не соответствующих вышеописанным требованиям, или если они мешают работе мероприятия или представляют риск для других участников выставки и посетителей из-за своего запаха, шума и т.п.

IV Плата за участие и иные расходы / Условия оплаты / Объем стандартных услуг

  1. Плата за участие в выставке включает:

-аренду выставочной площади на протяжении всего мероприятия и в периоды монтажа и демонтажа;

-использование технической и сервисной инфраструктуры выставочного центра, общее обеспечение безопасности в зале, уборку общедоступного пространства зала, общее освещение зала и предоставление организационной поддержки.

Кроме того, стоимость участия включает плату за услуги организаторов, связанные с привлечением и работой с целевой аудиторией. Данные услуги могут включать: размещение рекламных объявлений, предоставление рекламных возможностей участникам выставки, директ-маркетинг (например, публикацию и отправку новостных сообщений и иной информации потенциальным посетителям выставки по почте, по факсу и с помощью иных средств связи), предоставление возможности покупки билетов в режиме онлайн и предоставление доменов в Интернете, которые имеют отношение к мероприятию. Стандартные услуги по технической поддержке также включают предоставление и подачу электроэнергии, за которую вносится фиксированная плата; в этом отношении необходимо учесть соответствующие положения Специальных условий участия.

Услуги организатора также подразумевают включение компании в список участников выставки. Данный пункт является обязательным для каждого экспонента, со-экспонента, участника групповой экспозиции и дополнительно представленной компании. Необходимо учесть соответствующие положения Специальных условий участия. Организатор вправе требовать дополнительной оплаты некоторых из перечисленных услуг.

  1. Плата за участие не включает услуги по застройке арендованной выставочной площади.
  2. Сумма платы за участие и других расходов рассчитывается исходя из размеров выделенной выставочной площади и на основании ставок, указанных в условиях участия. Если на стенде компании присутствуют колонны, прочие несущие конструкции павильона, технические коммуникации павильона и т.п., это не влияет на размер арендуемой площади, подтвержденный организаторами.
  1. Если стенд двухуровневый, стоимость площади верхнего уровня рассчитывается с коэффициентом 0,5 от стандартной цены 1 кв.м.
  1. После получения допуска к участию в выставке компании высылается счет на оплату участия и других расходов; счет подлежит оплате незамедлительно после его получения.
  1. Стоимость услуг может быть увеличена организатором в случае повышения его прямых издержек.
  2. Компания допускается к участию только после полной оплаты всех выставленных счетов.

4 Общие условия участия

  1. Если вследствие задержки платежа организатор понесет ущерб в размере, превышающем этот уровень, организатор имеет право предъявить требование о возмещении ущерба в соответствующем размере.

  2. Если оплата не произведена своевременно, организатор вправе расторгнуть договор и предоставить выставочную площадь другой компании.

  3. Если организатором предъявлены претензии в отношении демонстрируемой компанией продукции, на нее может быть наложен арест.

  4. Любые претензии в отношении выставленных счетов направляются в письменной форме в течение 2 недель после их получения; претензии, направленные позднее, не подлежат рассмотрению.

  5. Присутствие на стенде колонн, прочих несущих конструкций павильона, технических коммуникаций павильона и т.п. не является основанием требовать уменьшения стоимости участия.

  6. Организатор вправе требовать полной оплаты своих услуг даже в случае невыполнения экспонентом отдельных договорных отношений. Если договорные отношения не выполняются организатором или выполняется им лишь частично, экспонент вправе потребовать возврата ранее оплаченных сумм. Данное условие не применимо к ситуациям, описанным в ст. VII и VIII настоящих Условий участия. Положения статьи XI настоящих Условий участия остаются без изменений.

  7. В случае направления встречных требований, компенсация компании может быть выплачена, только если ее требования признаны неоспоримыми или законными.

  8. Если по просьбе участника выставки счет направляется третьему лицу, участник выставки несет ответственность за его полную оплату.

V Со-экспоненты, дополнительно представленные компании, групповое участие

  1. Как правило выставочные площади арендуются одной компанией. Допущенный к участию экспонент не может перемещать, обменивать, делить предоставленную ему выставочную площадь или любым иным образом передавать ее полностью или частично третьим лицам без предварительного согласия организатора.

  2. Выставочная площадь может одновременно использоваться несколькими компаниями исключительно при условии, что положения Специальных условий участия допускают участие со-экспонентов и/или дополнительно представленных компаний.

  3. Использование выставочной площади другой компанией с представлением ее собственной продукции и присутствием на стенде ее собственного персонала (со-экспонирование) требует направления специальной заявки для получения разрешения и утверждения организатора. Данный пункт также применяется к компаниям, представляющим на стенде собственную продукцию, но не имеющим на стенде собственного персонала (дополнительно представленные компании). Компании, являющиеся членами группы, а также дочерние компании считаются со-экспонентами. Организатор оставляет за собой право требовать отдельной платы за участие в выставке со-экспонентов и оплаты ими прочих расходов по участию в выставке.

  4. Если со-экспоненты или дополнительно представленные компании присутствуют на выставке без разрешения организатора, это является основанием для расторжения с договора с основным экспонентом без предварительного уведомления и требования освободить предоставленную выставочную площадь за счет основного экспонента. В данном случае организатору не могут быть предъявлены какие-либо требования, в частности требования о возмещении убытков.
  5. Если со-экспоненты или дополнительно представленные компании официально допущены к участию в выставке, договор существует исключительно между организатором и основным экспонентом, который несет ответственность за все действия со-экспонентов и дополнительно представленных компаний.

  6. Если несколько компаний намереваются вместе участвовать в мероприятии на одном стенде (групповое участие), то настоящие Общие и Специальные условия и Технический регламент имеют обязательную силу для каждой отдельной компании в составе такой группы. Регистрация осуществляется
    Общие условия участия 5 организатором группы, который несет ответственность за соблюдение участниками группы Условий участия.
    После принятия заявки и подтверждения выставочной площади договорные отношения существуют исключительно между организатором группы и организатором мероприятия.
    Исключения действуют в случае размещения группой до или во время мероприятия индивидуальных заказов на оказание услуг.

  7. Если выставочная площадь совместно используется двумя или более компаниями, то они несут солидарную ответственность перед организатором.

VI Местные правила работы выставки

  1. При организации выставки также принимаются во внимание местные правила, принятые на территории ее проведения.
  1. Организатор имеет право устранить со стенда продукцию, если ее демонстрация противоречит закону, оскорбляет нравственность или не соответствует программе мероприятия. Продвижение политических и идеологических целей запрещается. В случае серьезных нарушений Условий участия, Технического регламента или норм права организатор вправе потребовать от компании освобождения стенда.
  1. Правила внутреннего распорядка выставочного центра в действующей редакции подлежат обязательному соблюдению.

VII Гарантия

  1. Гарантийный период в отношении поставки новых товаров составляет 1 год. В отношении бывших в употреблении товаров исключается какая-либо ответственность, основанная на гарантии.
  2. Претензии по гарантии не могут быть направлены в случае обусловленности ущерба нормальным износом, обстоятельствами непреодолимой силы, неправильным или неосторожным обращением с товаром, чрезмерной нагрузкой или несоблюдением законодательных положений или инструкций по эксплуатации.

VIII Ответственность / страхование

  1. Организатор не несет какой-либо ответственности за сохранность выставочной продукции, стенда и вещей, являющихся собственностью персонала компании-экспонента.
  1. Любая ответственность по возмещению имущественного и денежного ущерба исключается, если имеется возможность страхования от соответствующих рисков. Данный пункт не применим в случае причинения умышленного ущерба или грубой неосторожности.
  1. Экспоненту рекомендуется отдельно застраховать экспонаты за свой счет. В дополнение к такому страхованию компания также может заказать особые меры безопасности для защиты своего стенда.
  1. Участник выставки несет перед организатором ответственность за любой ущерб, причиненный его сотрудниками, подрядчиками и прочими третьими лицами, связанными с участником договорными отношениями. Необходимо строго соблюдать Технический регламент и прочие правила организатора.
  1. В соответствии с предусмотренными законом обязательствами организатор несет ответственность за убытки, причиненные им намеренно или по грубой неосторожности, а также в случае нанесения ущерба организму или здоровью участников. Другие требования о возмещении ущерба любого рода, основанные на договоре и/или законе, в том числе требования о возмещении косвенного ущерба, исключаются, кроме случаев, когда ущерб причинен умышленными виновными действиями или грубой неосторожностью организатора.

    Вышеуказанные ограничения ответственности в полной мере применяются к исполнительным органам, сотрудникам, законным представителям, лицам, привлеченным к выполнению обязательств, и доверенным лицам, услуги которых используются организатором для выполнения договора.

    Кроме того, организатор несет ответственность за все существенные нарушения договорных обязательств. Тем не менее, требования о возмещении ущерба ограничиваются оплатой стандартных прогнозируемых убытков.

    Если организатор вынужден временно освободить или полностью закрыть выставочную площадь или ее часть, отложить мероприятие, сократить или продлить его период вследствие обстоятельств непреодолимой силы или по иным причинам, не зависящим от него, то это не предоставляет экспонентам каких-либо прав на предъявление организатору требований о возмещении убытков.

IX Исковая давность

  1. Претензии экспонента в отношении организатора, независимо от их вида, подлежат направлению организатору в письменной форме незамедлительно или в любом случае во время проведения мероприятия.

    Дата получения организатором требования будет являться единственным критерием для установления вопроса о том, получено ли требование в срок. Требования, полученные несвоевременно, не подлежат рассмотрению. Данный пункт не влияет на положения пункта 2 статьи VIII настоящих Условий участия.
  1. Исковая давность по любым претензиям экспонента в отношении организатора истекает через 6 месяцев, за исключением случаев, когда ответственность организатора возникает в результате преднамеренных действий.

    Срок исковой давности начинается по окончании месяца, на который выпадает дата закрытия мероприятия.

X Место выполнения обязательств по договору / Место рассмотрения споров / Применимое право

  1. Местом выполнения обязательств по данному договору является основное место деятельности организатора. Местом рассмотрения споров, в том числе в отношении документации, векселей , является г. Санкт-Петербург. Организатор также имеет право по своему усмотрению направлять свои требования в суд по месту осуществления деятельности экспонента / его филиала.
  1. Все правовые отношения между экспонентом и организатором подчиняются закогну Российской Федерации.

XI Заключительные положения

  1. Участник выставки несет единоличную ответственность за соблюдение всех законов, которые действуют в стране проведения выставки. Незнание данных законов не освобождает участника от ответственности.
    Организатор не несет ответственности за ущерб и другие убытки, которые могут быть понесены экспонентом вследствие участия в выставке.
  1. Организатор имеет право перенести, сократить, продлить или отменить мероприятие, если такие действия необходимы в силу наступления непредвиденных обстоятельств, напр., обстоятельства непреодолимой силы, стихийные бедствия, войны, восстания, забастовки, транспортные проблемы, нарушение работы средств связи и т.п. При наступлении вышеописанных ситуаций экспонент не имеет права требовать возмещения убытков, понесенных вследствие этих ситуаций. В случае наступления вышеописанных ситуаций экспонент вправе расторгнуть договор за свой собственный счет. По требованию организатора экспонент может быть обязан взять на себя оплату обоснованной доли расходов, связанных с подготовкой мероприятия.
    Сумма такой доли, подлежащей оплате каждым участником выставки, оговаривается организатором после консультации с соответствующими коммерческими организациями.
  1. Подписывая форму заявки на участие, компания признает юридически обязательными Общие и Специальные условия участия организатора, Технический регламент и все иные положения, связанные с договорными отношениями. Договорные отношения регулируются исключительно указанными положениями. Иные или дополнительные условия участника выставки не становятся частью договора, даже если организатор прямо не выразил возражений против них. То же правило применяется в частности в отношении условий оплаты.
  1. Если некоторые положения условий участия становятся недействительными, это не влияет на действительность остальных положений.
  1. Все изменения к договору должны оформляться в письменной форме.

Правила поведения на выставке

Начинается все с опрятной одежды делового стиля. Об этом по идее не надо было бы упоминать, но одни готовы надеть спортивный костюм, другие, наоборот, стремятся к праздничному внешнему виду.
Ни излишняя простота, ни вычурность не будут притягивать к вам серьезных взглядов. Помните, что выставка - это прежде всего работа, поэтому надо соответствовать.
Улыбка и дружелюбное общение - первый шаг для расположения к себе человека. Подход к каждому должен быть индивидуальным.

Не стоит уделять слишком много внимания определенному человеку, вы можете его смутить и поставить в неловкую ситуацию. Для наглядного примера приведем стандартную ситуацию.
Вы в магазине, что-то смотрите, выбираете, консультант навязывает свои услуги, показывая то, что даже не нужно.
В итоге вы уходите, так ничего и не купив. Знакомо? То же самое происходит во время выставки. Навязчивость следует исключить.

Не рассказывайте абсолютно обо всем, обращайте внимание на то, чем именно посетитель заинтересовался, от этого и отталкивайтесь.

Не ждите, пока вам зададут вопрос, зачастую человеческий фактор вносит долю нерешительности в поведение людей.

Не спорьте ни с кем, даже если ваше мнение в корне не совпадает. Любые приемы пищи должны происходить вне зоны видимости посетителей, желательно установить очередность сотрудников на питание, чтобы не пропустить важные моменты. Держите у себя в голове информацию о том, что важно найти ключ к посетителям, включайте в себе дипломата и немного психолога. Если возле вашего стенда никого нет, бездействовать тоже не стоит. В таком случае создаете вид легкой деловой деятельности, что-то записав, что-то поправив. Ни в коем случае не создавайте впечатление, что очень загружены каким-либо процессом в таком случае вас просто будет неудобно отвлекать от занятия.

Постановка цели участия в выставке

Чего хотят организации, фирмы, компании, принимая участие в выставке?
К сожалению, больше половины участников не способны ответить на этот вопрос. У них нет конкретной цели участия в таких мероприятиях. Часто причиной является банальная фраза "все участвуют, нам тоже надо".
То есть если конкуренты что-либо делают, мы тоже можем. Руководство решило, подчиненным деваться некуда, приказы не обсуждаются. Только все забывают, что нужна мотивация, надо четко осознавать, к чему стремимся, чтобы в итоге получить желаемое. Помимо популярности фирмы, хочется установить новые партнерские взаимоотношения, увеличить клиентскую базу как минимум вдвое, расширить число продаж. От экспозиции можно получить гораздо больше, чем просто участие, но необходимо поставить четкую задачу. Конкретизируйте желания.
Только выполняя установленные, не размытые поручения добиваются результата в своей деятельности, улучшают финансовое состояние.

Привлечение внимания публики к своим экспонатам

После определения задачи надо двигаться дальше. Нужно, чтобы обратили внимание именно на наши экспонаты. Что для этого необходимо?
В первую очередь притягивающий взгляды стенд. Здесь дизайнеру надобно хорошо поработать, подобрать верное оформление, цветовую гамму. Экспонаты так же, как и людей, встречают по "одежке". Поэтому обязательно стоит уделить время дизайну щита, иначе до оценки ваших экспонатов даже не дойдут, изучая изначально более привлекающие. Помимо внешнего вида, следует правильно оформить содержание. Включив туда сведения о деятельности вашей компании, о продукте, вы дадите осмысление тем, кто не склонен к общению. Как правило, большинству людей проще изначально изучить данные, только потом вести разговор. Не усложняйте материал своего стенда. Слова должны быть доступны для понимания абсолютно любого человека вне зависимости от его словарного запаса. Даже грамотному человеку в период большого количества информации бывает трудно воспринять то, что написано или сказано. Исключите загруженность своего стенда картинками, текстами, все должно быть легко для восприятия. Когда экскурсант заинтересованно изучил десять стендов, на одиннадцатый у него уже просто не хватает энергетических ресурсов. Оформление стенда - это далеко не весь путь к успеху, это только одна из ступеней по дороге к благоприятному исходу. Основная задача остается на плечах служащих, ответственность и работа которых поможет привлечь новых покупателей услуг или товаров.

Установление контактов с посетителями

Каждый визитер может стать потенциальным партнером или клиентом, поэтому установление контакта является важным шагом на пути к благополучной деятельности. Помимо этого, отличной идеей будет создание анкеты для посетителей, чтобы в дальнейшем учитывать их пожелания и потребности.
Помните, что заполнение анкеты не должно занимать много времени, никто не любит длительные допросы, в частности, бизнесмены, которые знают, что время - это деньги.
Большим количеством вопросов вы напугаете клиента, вызовете его негодование, ведь он не может у каждого стенда продолжительно находиться.
Предусмотрите варианты ответа на свои вопросы, постановка галочек занимает меньше времени. Не забудьте взять контактные данные посетителя, чтобы в дальнейшем был способ наладить с ним партнерские взаимоотношения. Возможно, у посетителя будет с собой визитка, которую желательно будет прикрепить к анкетному бланку в целях получения более обширной информации. Для установления будущих успехов включите вопрос, что привлекло (не привлекло) внимание к вашему стенду.
Это хороший способ учесть ошибки, исправить их к следующим выставочным мероприятиям. Заполнение анкеты предпочтительно заполняется вами, а не посетителем, на это есть ряд причин:


-посетителю может быть некомфортно писать;

-нет гарантии, что вы потом разберете его почерк;

-количество вопросов может вызвать раздражение.


К поведению посетителя следует быть внимательным. Есть список признаков, помогающих определить степень занятости собеседника (смотрит на часы, часто звонит телефон, бегающий взгляд и так далее). Один может уделить общению с вами 5 минут, а другой - полчаса. Временное ограничение не стоит пропускать мимо. По этой причине в созданной вами анкете вопросы должны располагаться по степени значимости от большего значения к меньшему. Проводится анкетирование в режиме деловой беседы, с уточнением, что будете записывать информацию, потому что мнение стоящего перед вами человека очень важно, вы не хотели бы упустить важные детали. Не записывайте информацию без предупреждения об этом во избежание конфликтной ситуации. Никогда не переходите к опросу следующего посетителя, до конца, не заполнив вопросный лист, иначе сложно будет в дальнейшем восстановить информацию.
После выставки в ближайшие дни найдите время на обработки опросных документов, распределив их по категории важности, чтобы не упустить клиентов.

Какие вопросы допустимы в системе анкетирования

Надлежит избавиться от бессмысленных, некорректных вопросов. После процедуры анкетирования у посетителя не должно остаться ощущения, что он бесцельно потратил время. Человеку необходимо чувствовать, что его пожелания важны и обязательно будут учтены. Вопросы, которые можно ввести в анкету:


-фамилия, имя, отчество посетителя;

-контактная информация (рабочий телефон, электронная почта);

-вид деятельности (сюда можно включить название компании, занимаемую должность);
-что хотел бы найти на выставке (какие товары или услуги интересуют);

-какие требования и ожидания от деятельности поставщиков;

-самое главное при выборе закупок;

-в какой период устанавливается закупка и выделяется бюджет.


Это примерные вопросы. Ваш отдел продаж подскажет, что лучше включить в опрос посетителя. Беседа и опрашивание обязаны указывать на важность клиента. Обращайте его внимание на то, что вы стараетесь в его интересах. Не отчаивайтесь, если посетитель на определенном этапе анкетирования оказался не входящим в вашу целевую аудиторию и ищет он совсем другое. Это не повод для резкого прерывания беседы или грубого поведения. Вашу холодность заметят и потенциальные клиенты, которые даже не подойдут к вам, увидев некорректное поведение в чью-либо сторону. Сотрудники, проводящие консультации на выставке, являются лицом компании. По их внешности и манерам будет создано мнение обо всей организации. Будьте осторожны в словах и действиях.


Что вам понадобится для проведения качественного опроса


Представьте ситуацию. Проходит беседа с посетителем, вы заполняете бланк опроса, но тут заканчивается ручка. Вы панически ищете ей замену, теряете свое время и время собеседника. Это лишь один из многих примеров неудачного заполнения анкеты. Чтобы качественно и беспрепятственно опросить человека, необходимо предугадать различные варианты событий, а именно:

-посетителей еще много, а бланков анкет уже нет;

-закончилась ручка или не пишет;

-приходится писать на весу;

-нечем соединить визитную карточку с анкетой.


Чтобы не столкнуться с подобными моментами, запаситесь набором ручек, организуйте их расположение так, чтобы быстро могли достать и продолжить расспрос.
Предпочтительнее писать простыми карандашами, так как они спасают в любой ситуации.
Почему? Многие ручки теряют способность писать под наклоном, им нужно вертикальное положение. Если ручка оказывается горизонтально, то вы уже не можете ничего сделать. Карандашам без разницы, в каком положении они находятся, чтобы делать отметки на бумаге. Температурный режим аналогично может влиять на возможности ручки. Приобретите планшет с зажимом. Во-первых, вы и стоя будете писать на твердой поверхности. Во-вторых, листы анкет не будут выпадать, ставя вас в неловкое положение. Для соединения визитки с бланком анкеты используйте степлер, предполагая, что скоб вам понадобится достаточно много. И конечно же, в наличии должны быть бланки анкет.
Лишние всегда можно вернуть, а вот с недостающими вопрос не решить, потому что в памяти сохранить всю информацию нереально, можно спутать заинтересованность и значимость клиентов.
В ваших интересах себя подстраховать.

Каких ошибок следует избежать в период выставки

Иногда поведение консультанта может легко избавить организацию от новых клиентов. На выставке важно не совершать неверных действий. Совершаются такие ошибки, как:


-пассивное поведение;

-общение по телефону (разговоры и переписка);

-чтение журналов, книг и другой литературы;

-работа и игры за компьютером;

-игнорирование возможных клиентов и партнеров;

-некорректное общение, проявление неуважения, хамство;

-безразличие;
-расположение спиной к посетителям;

-общение с сотрудником;

-создание конфликтных ситуаций;

-уход от экспонатов без замены другим сотрудником;

-чрезмерное употребление алкоголя;

-прием пищи возле стенда.


С одной стороны, обозначенные ошибки кажутся элементарными. С другой стороны, на практике они действительно совершаются, что мешает установить контакт с нужными посетителями. Надо знать, для чего вы здесь находитесь, чтобы выработать для себя правила поведения.

Чем опасна потеря анкеты


Предположим, вы провели опрос посетителя, на данный момент возле вас никого нет, вы оставляете анкеты на столе и уходите по своим делам. Вернувшись, анкеты не обнаружены.
Где они? А ими воспользовались ваши конкуренты. Собранная вами информация несет ценность для фирмы. Считайте, что успешно поработали на другие компании. Они вам мысленно скажут спасибо. Даже если анкета не утеряна, по-прежнему лежит там, куда вы ее положили, к ней был свободный доступ других участников выставки. Достаточно прочесть или сфотографировать ваши труды. Помимо этого, для себя создадут опросник с перспективными задачами в анкете. Чтобы не столкнуться с подобными сложностями, обеспечьте место для хранения заполненных анкет. Это может быть ящик, замыкающийся на ключ, определенное помещение или же кейс. Помните, для кого вы столько работали.